En tant que Responsable de votre milieu de la petite enfance, vous êtes « administrateur » du compte dans À petits pas. De façon générale, le rôle de l’administrateur est de gérer le compte et de s’assurer que les informations sont à jour.

Concrètement cela signifie :

• Que vous avez accès à toutes les fonctionnalités de À petits pas. Par exemple, vous pouvez modifier les informations de la fiche d’un enfant alors qu’une éducatrice peut seulement consulter ces informations sans les modifier.
  
• Que vous devez créer les fiches des utilisateurs: création des fiches de vos éducatrices, création de vos installations, de vos groupes, des fiches des enfants, insertion des coordonnées des parents.
  
• Que vous pouvez accorder plus de droits à certains utilisateurs. Par exemple, vous pouvez décider de nommer une éducatrice en tant qu’« administrateur ». De cette façon, elle aura les mêmes droits que vous dans l’application et pourra ainsi par exemple créer les fiches des autres éducatrices, créer les fiches des enfants etc.
  
• Si vous êtes déjà client Amisgest ou Le Gestionnaire, vous devez aussi vous assurer de « synchroniser vos données avec Amisgest ». Par exemple, si vous effectuez des changements dans Amisgest ou dans Le Gestionnaire, À petits pas vous propose automatiquement de « synchroniser vos données avec Amisgest ». Cela vous permettra de maintenir toutes vos informations à jour. 
  Astuce : consulter le paragraphe 2.10 Synchroniser vos données avec Amisgest ou Le Gestionnaire

Pour que les éducatrices puissent commencer à saisir les journaux de bord, vous devez d’abord saisir les fiches des éducatrices, des enfants et créer les groupes d’enfants. Nous vous conseillons d’effectuer les manipulations dans l’ordre, tel que décrit dans les paragraphes ci-dessous:

2.1 Créer une installation et un groupe d’enfants
2.2 Créer une fiche "Éducatrice"
2.4 Créer une fiche "Enfant"
2.6 Rattacher un enfant à un groupe

2.1 Créer une installation et un groupe d’enfants

Pour créer une installation, en haut à gauche de l’écran, dans le menu de l’application, cliquez sur « Installations et groupes »

Ensuite cliquez sur le bouton « + » pour ajouter une installation.
Saisissez le nom de l’installation puis cliquez sur « Ajouter ».

Une section « Groupes » apparaît maintenant dans l’installation que vous avez créée. Cliquez sur le bouton « + » pour créer un groupe d’enfants dans cette installation.

Astuce : pour créer un groupe d’enfants, vous devez au préalable créer une installation. Vous pourrez ensuite créer des groupes d’enfants dans cette installation.  

2.1.2  Paramètres

2.1.3 Accès aux installations

2.2 Créer une fiche « Éducatrice »

En haut à gauche de l’écran, dans le menu de l’application, cliquez sur « Éducatrices ».

Ensuite cliquez sur le bouton « + » pour ajouter une éducatrice.

Une nouvelle fenêtre apparaît : remplissez les champs comme désiré puis cliquez sur « Ajouter » au bas de la fenêtre.

Important : Assurez-vous de saisir au moins une adresse courriel pour chaque éducatrice.
Veillez à saisir correctement l’adresse de l’éducatrice. Si l’adresse courriel mentionnée dans la fiche de l’éducatrice n’est pas identique à celle que l’éducatrice utilisera pour se connecter, elle ne pourra pas accéder à l’application.
Si vos éducatrices utilisent déjà Amisgest, saisissez la même adresse courriel que celle qui est utilisée dans Amisgest. 

Ensuite, assurez-vous d’activer la case « permettre la connexion avec cette adresse ».

Astuce : le bouton ACTIF / INACTIF vous permet de gérer la présence ou l’absence prolongée d’une éducatrice.
Par exemple, dans le cas d’une éducatrice absente pour une longue période (congé de maternité par exemple) vous pouvez marquer cette éducatrice comme INACTIVE durant son absence. 

2.3 Supprimer une fiche « Éducatrice »

En haut à gauche de l’écran, dans le menu de l’application, cliquez sur « Éducatrices ».

La liste des éducatrices apparaît. Glissez un élément de la liste vers la gauche pour effacer.

Confirmez que vous souhaitez effacer l’éducatrice sélectionnée en cliquant sur « Effacer ». 

2.4 Créer une fiche "Enfant" 

Dans le menu de l’application en haut à gauche de l’écran, cliquez sur « Enfants »

La liste des enfants de votre milieu s’affiche (il est possible que cette liste soit vide si c’est la 1ère fois que vous vous connectez dans À petits pas).
Cliquez sur « + » pour ajouter un enfant :

Une nouvelle fenêtre apparaît. Dans cette fenêtre complétez les champs pour créer la fiche de l’enfant puis cliquez sur «AJOUTER».

La fiche de l’enfant s’affiche. 
Vous devez maintenant compléter les sections « contacts autorisés » et « groupes ».

Contacts autorisés : Les contacts autorisés sont les personnes à qui sera envoyé le journal de bord une fois complété par l’éducatrice. Inscrivez par exemple les informations des parents de l’enfant.

Important : assurez-vous que les adresses courriels soient correctement saisies. 

Astuce : SI vous souhaitez indiquer par exemple le lien de parenté entre le contact et l’enfant, vous pouvez indiquer la mention « père » ou « mère » à la suite du nom de famille du contact. 

Groupes : Dans la section « groupe », inscrivez le groupe d’enfants duquel l’enfant fait partie. Cela permettra à l’éducatrice de gérer plus facilement son groupe d’enfants.

Astuce : si le bouton « + » ne fonctionne pas et que vous travaillez depuis un ordinateur, pensez à vérifier que vous utilisez un autre navigateur qu’Internet Explorer. Nous recommandons plutôt d’utiliser Firefox ou Chrome par exemple.

2.5 Modifier la fiche d’un enfant 

Dans le menu de l’application en haut à gauche de l’écran, cliquez sur « Enfants ».
La liste des enfants de votre milieu s’affiche (il est possible que cette liste soit vide si vous n’avez pas encore saisi d’enfant).
Cliquez sur la photo de l’enfant ou bien sur le nom de l’enfant dont vous souhaitez modifier les informations. 
La fiche de l’enfant s’affiche. Modifiez les informations souhaitées.

Si vous souhaitez modifier la photo de l’enfant : cliquez sur l’icône représentant la silhouette de l’enfant puis téléchargez une photo.

2.6 Rattacher un enfant à un groupe 

Pour rattacher un enfant à un groupe d’enfants, vous devez d’abord créer le groupe. Pour cela référez-vous au paragraphe « Créer une installation et un groupe d’enfants ».
Ensuite, dans le menu de l’application en haut à gauche de l’écran, cliquez sur « Enfants ».
La liste des enfants de votre milieu s’affiche.
Cliquez sur la photo ou le nom de l’enfant désiré.
La fiche de cet enfant apparaît.

Dans la section « Groupes » cliquez sur « + » :

Une nouvelle fenêtre apparait où s’affiche la liste des groupes.
Sélectionnez le groupe auquel vous souhaitez rattacher l’enfant et cliquez sur « AJOUTER ».

Astuce : dans le cas d’une enfant qui est en transition entre deux groupes, vous pouvez rattacher l’enfant à plusieurs groupes. Pour cela, vous devez procéder de la même façon que pour rattacher l’enfant à un seul groupe. Quand la liste des groupes apparait, vous pouvez sélectionner plusieurs groupes.

Vous pouvez consulter les observations saisies par les éducatrices au sujet des enfants. 
Consultez le chapitre « Vous êtes éducatrice » / « Analyser les observations ».

Sur le plan pédagogique, la fonction de tri des observations représente un outil de rétroaction pour la gestionnaire avec l’éducatrice. Dans le cadre d’un soutien pédagogique, cette fonctionnalité permet à la gestionnaire :

- D’étudier avec l’éducatrice les observations qu’elle a réalisées et de prendre conscience des forces, des belles pratiques d’observation comme des aspects à développer ou à améliorer;

- De donner des rétroactions à l’éducatrice pour soutenir son développement professionnel;

- De réfléchir ensemble aux besoins particuliers d’un enfant, à la lumière des observations réalisées au cours d’une période donnée.

2.8 Envoyer un message au(x) parent(s)

Vous pouvez envoyer un message au(x) parent(s) d’un enfant.
Pour cela, consultez le chapitre « Vous êtes éducatrice » / « Envoyer un message aux parents ».

2.9 Gérer votre abonnement à l’application

En haut à gauche de l’écran, dans le menu de l’application, cliquez sur «Abonnements».

L’écran affiche votre abonnement en cours, la date de début et de fin.

2.10 Synchroniser vos données avec Amisgest ou Le Gestionnaire

À petits pas synchronise une partie de vos données avec celles d’Amisgest. Si vous utilisez déjà le logiciel Amisgest avec ou sans Le Gestionnaire, cela vous permettra de maintenir vos informations à jour dans À Petits pas, sans devoir effectuer des mises-à-jour en double ou en triple dans chacun des logiciels.

Comment cela fonctionne? 
À petits pas détecte si vous avez effectué des modifications dans Amisgest dans l’une des sections suivantes :

• Enfants
  
• Contacts autorisés, c’est-à-dire les parents
  
• Groupes d’enfants
  
• Installations
  
• Photos
  

Par exemple : si 10 nouveaux enfants fréquentent votre milieu de la petite enfance, créez leur fiche et saisissez leurs informations dans Amisgest.

Astuce : Si vous utilisez déjà le logiciel Amisgest, nous vous conseillons d’effectuer les modifications d’abord dans Amisgest. Ensuite vous synchroniserez vos données avec Amisgest. De cette façon vos données seront maintenues à jour dans les deux logiciels.

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